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VERANSTALTUNG
• Catering-Service
• Dolmetscher
• Event-Agenturen
• Künstlerdienst
• Messeplanung
• Personal
• Tagungsstätten
• Veranstaltungsplanung
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Die
Organisation eines Events stellt Sie vor eine Fülle von
Aufgaben. Catering, Dekoration, Live-Auftritte - alles will organisiert
sein. Wir helfen Ihnen weiter. |
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Kreative
Ideen benötigt? Hier einige Tipps:
E in Rahmenprogramm zusammenstellen? Das geht nicht
von jetzt auf gleich. Sammeln Sie frühzeitig Informationen auf
Stadtteilfesten und Veranstaltungen, schauen Sie sich Bands an und
sammeln Sie Visitenkarten von Künstlern, Discjockeys und
Dienstleistern.
Auf Volksfesten können Sie Caterer testen und direkt
ansprechen. Dort ist man auf "mobile Bewirtung" für
Sommerfeste und Freiluftevents eingerichtet. Warum nicht einmal eine
Brezelbackerei, einen Lebkuchenherzenstand (auf Wunsch Beschriftungen!)
oder ein Jahrmarktkarussel buchen?
Sind Sie auf der Suche nach einem Highlight für Ihre nächste Veranstaltung? Buchen Sie FunCasinoMobil, den mobilen Casino-Event Dienstleister und begeistern Sie Ihre Gäste!
Schauen Sie regelmäßig im Regionalteil Ihrer
Tageszeitung nach und studieren Sie auch die Kleinanzeigen (z.B. die
Rubrik Kleinkünstler). Hier geht nichts ohne Demoband oder den
Besuch eines Auftritts vor Ihrer eigenen Veranstaltung, damit Sie sich
ein Bild machen können. Musiker finden Sie vielleicht auch bei
www.bloom.de:
hier stellen sich Musiker von Barock über HipHop bis Rock und
Punk vor. Hörproben und Bilder geben Ihnen einen ersten
Eindruck.
Alles soll natürlich zu Ihrem Event passen. Machen Sie daher
ein Brainstorming mit Ihrem Marketing- und Werbeleiter: Welche Produkte
und Dienstleistungen werden vorgestellt, wer wird eingeladen, wie setzt
sich das Publikum zusammen, wie wollen Sie sich präsentieren?
Unsere Tipps und Empfehlungen zu den Bereichen der
Veranstaltungsplanung sowie unsere Checklisten können Ihnen
hoffentlich in der Detailplanung weiterhelfen.
Wenn Sie Teilbereiche oder das Gesamtprojekt an eine Agentur abgeben
wollen oder müssen, sollten Sie hier weiterlesen:
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Tipps zur Auswahl Ihrer Event Agentur.
Hier finden Sie einige wichtige Richtlinien zur Auswahl Ihres
Event-Partners.
Erfahrung
Ihr Event-Partner sollte sich seit mindestens 3 Jahren erfolgreich als
Event-Marketing-Agentur bzw. -Berater betätigen. Denn neben
Kreativität und Umsetzungs-Kapazität trägt
auch jede Menge Erfahrung zum Erfolg bei.
Kunden
Informieren Sie sich über die bereits betreuten Kunden und
geben Sie sich bitte nicht mit drei Referenz-Kunden zufrieden. Eine
gewisse Bandbreite sollte der Betreuungsumfang Ihrer Event-Agentur
schon betragen. Und zögern Sie nicht, bei den
angeführten Kunden anzurufen und die für Sie
wichtigen Punkte zu hinterfragen.
Sicherheit
Achten Sie auf die Gesellschaftsform Ihres potentiellen Event-Partners
und vielleicht auch darauf, dass er nicht nur einen einzigen
Großkunden betreut.
Fallbeispiele
Professionelle Event-Agenturen stellen Ihnen - auf Anfrage - gerne
Projektbeschreibungen zur Verfügung, wo auf rund drei Seiten
ein Event von der Zielsetzung bis zur Umsetzung beschrieben wird.
Leistungsumfang
Je nach Anforderungsprofil können Sie von Ihrer Event-Agentur
das komplette Full-Service-Paket zu definierten Pauschalhonoraren
ebenso in Anspruch nehmen, wie die Durchführung oder
Koordination von Teilbereichen. Nicht jede Event-Agentur kann alles,
aber die für Sie entscheidenden Leistungen sollten nicht von
Dritten zugekauft werden.
Kosten
Die teuerste Agentur ist nicht immer die beste.
Aber: Professionelle Event-Marketing-Agenturen bzw. -Berater sind
hochqualifizierte Spezialisten. Von Ihnen erstellte Ideen- bzw.
Realisierungskonzepte erfordern oft - bereits in der Vorphase -
detailliertes Recherchieren, Analysieren und Planen. Das kostet Geld.
Kostenlose Ideenpräsentationen sind meist Konzepte aus der
Schublade – ohne wirklichen Bezug auf Ihre Anforderungen.
Harmonie
So merkwürdig dies auch klingen mag: ein wesentlicher
Erfolgsfaktor ist die 'Chemie' zwischen Auftraggeber und
Event-Marketing-Agentur.
Denn bei Events geht es in vielen Bereichen um emotionale Schwerpunkte.
Da muss die Zusammenarbeit aller beteiligten Partner zu 100 %
funktionieren. Vertrauen Sie bei der Auswahl Ihrer Event-Agentur also
nicht nur Ihrem Kopf, sondern auch Ihrem Bauch! Einige der besten
Agenturen finden Sie auf unserer Anbieterseite.
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